Word

referencias cruzadas

En muchos tipos de documentos necesitamos repetir la misma información, varias veces. Imaginad un contrato o un formulario, donde datos como el nombre, domicilio, documento nacional de identidad u otros se repiten varias veces. Solo hay que escribirlos una vez, Word se encarga, por nosotros, de repetirlo las veces que necesitemos. También es útil porque para el mismo tipo de documento, estos datos cambian de un documento a otro, pero siempre están en la misma posición. Así todos los contratos necesitan los mismos datos en idénticos lugares, pero estos datos cambian con cada contrato. Word puede Repetir texto automáticamente, con marcadores y referencias cruzadas, ahorrándonos mucho tiempo y trabajos

Escribimos el texto que queremos repetir, lo seleccionamos y le ponemos un Marcador, desde Insertar > Vínculos > Marcador. En el cuadro de diálogo Marcador, lo llamamos Nombre, por ejemplo.

Vamos al lugar donde queremos repetir el texto e Insertar > Vínculos > Referencia cruzada. En el cuadro de diálogo Referencia cruzada, en Tipo:, seleccionamos Marcador y en Referencia a: Texto del marcador. Repetimos las veces que necesitemos para el resto de datos y ya está.

Combinación de correspondencia

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

primero debemos crear una base de datos en excel como se muestra a continuacion

posteriormente abrimos word y haremos lo siguiente:

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

     – Seleccionamos asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

    – Utilizar el documento actual y siguiente

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.

 Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control.

referencias
https://eescalona.wordpress.com/2010/06/27/combinar-correspondencia-en-word-2010/